Spezialgebiet
Kanzleiumzug in Berlin
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Wir melden uns zurück, ohne dass Ihnen dadurch etwas entsteht. Lieber direkt sprechen? 030 577138632 Tag und Nacht erreichbar, auch am Wochenende
In einer Kanzlei ist der Aktenbestand das Kapital, und die Verschwiegenheitspflicht endet nicht am Umzugstag. Wir fahren Mandantenakten in verplombten Behältern mit Nummernverzeichnis, halten die Ordnung im Regal bei und arbeiten außerhalb der Bürozeiten, damit Termine nicht ausfallen.
- Mandantenakten verplombt, nummeriert und quittiert übergeben
- Bibliothek regalweise, Reihenfolge bleibt erhalten
- Abends und am Wochenende, Termine bleiben unangetastet
- Aktenvernichtung nach DIN 66399 auf Wunsch inklusive
Verschwiegenheit ist kein Zusatzwunsch
Wer Mandantenakten transportiert, bewegt Material, das der beruflichen Schweigepflicht unterliegt. Unsere Leute unterschreiben vor solchen Aufträgen eine Verschwiegenheitserklärung, und die Behälter werden verplombt, bevor sie den Raum verlassen. Am Zielort quittieren Sie den Empfang anhand der Nummernliste.
Offene Kartons, in denen Aktendeckel sichtbar sind, gibt es bei uns bei diesen Aufträgen nicht. Das ist kein Misstrauen gegen die eigenen Leute, sondern der einzige Weg, hinterher belegen zu können, dass nichts offen lag.
Die Bibliothek
Kommentare, Loseblattsammlungen und Zeitschriftenreihen sind schwer und empfindlich zugleich. Wir packen regalweise in Buchkartons, die kleiner sind als übliche Umzugskartons, weil sonst niemand sie mehr heben kann. Jeder Karton bekommt Regal und Fachnummer, sodass die Bibliothek am neuen Ort in derselben Ordnung wieder entsteht.
Wer die Gelegenheit nutzen will, um auszusortieren: Loseblattsammlungen, die seit Jahren nicht ergänzt wurden, sind der beste Kandidat. Wir entsorgen sie datenschutzgerecht mit, wenn Sie das möchten.
Was mit alten Akten passiert
Aufbewahrungsfristen laufen irgendwann ab, und ein Umzug ist der natürliche Zeitpunkt, das aufzuräumen. Was vernichtet werden soll, geben wir in Sicherheitsbehältern an einen zertifizierten Dienstleister, der nach DIN 66399 arbeitet und Ihnen ein Vernichtungsprotokoll ausstellt. Sie entscheiden, was in diese Behälter kommt, wir fassen den Inhalt nicht an.
Fristen laufen weiter
Der Unterschied zwischen einem Kanzleiumzug und einem gewöhnlichen Büroumzug liegt darin, dass Fristen nicht pausieren. Eine Akte, die am Montag gebraucht wird, darf am Montag nicht in einem Karton stecken. Deshalb fragen wir vorher, welche laufenden Verfahren im Umzugszeitraum Termine haben.
Die zugehörigen Akten fahren zuletzt und werden zuerst wieder eingeräumt, oder sie bleiben ganz aus dem Umzug heraus und werden von Ihnen selbst mitgenommen. Beides funktioniert, solange es vorher besprochen ist.
Arbeitsplätze und Besprechungsräume
Anwaltsarbeitsplätze sind meist aufwendiger ausgestattet als übliche Büroplätze: mehrere Bildschirme, Diktiertechnik, Dockingstation, häufig ein persönlicher Aktenschrank. Wir nummerieren jeden Platz und beschriften alles Zugehörige mit derselben Nummer, damit am neuen Ort nichts vertauscht wird.
Besprechungsräume sind der einfachere Teil, mit einer Ausnahme: Der große Konferenztisch passt selten durch die Tür und muss zerlegt werden. Bei massiven Tischplatten prüfen wir vorher, ob das ohne Schaden möglich ist. Manchmal ist die ehrlichere Antwort, dass die Platte am alten Ort bleibt.
Die Bibliothek und die Registratur behandeln wir wie beschrieben regalweise, sodass am neuen Ort dieselbe Ordnung entsteht.
Nach dem Umzug
Denken Sie an die Adressänderung bei Gerichten, Kammer, Versicherern und im Briefkopf. Das klingt selbstverständlich, wird aber regelmäßig vergessen, und zugestellte Post an die alte Adresse kann bei laufenden Fristen unangenehm werden.
Ein Nachsendeauftrag ist Pflicht, ersetzt aber die Meldung an die Gerichte nicht. Beides gehört auf die Liste, und zwar vor den Umzugstag, nicht danach.
Das fragen uns Kunden am häufigsten
Unterschreiben Ihre Mitarbeiter eine Verschwiegenheitserklärung?
Ja, bei Kanzlei-, Praxis- und Behördenaufträgen gehört das zum Ablauf und passiert vor dem Umzugstag, nicht erst davor auf dem Flur.
Bleibt die Reihenfolge in den Regalen erhalten?
Ja. Wir packen regalweise und beschriften mit Regal und Fach. Am neuen Ort wird in derselben Reihenfolge eingeräumt, sodass niemand suchen muss.
Können Sie außerhalb der Bürozeiten arbeiten?
Das ist bei Kanzleien der Normalfall. Wir fangen abends an oder nutzen das Wochenende, damit Fristen und Termine unberührt bleiben.
Übernehmen Sie auch die Vernichtung alter Akten?
Wir stellen Sicherheitsbehälter, fahren sie zu einem zertifizierten Dienstleister und Sie erhalten ein Vernichtungsprotokoll nach DIN 66399.
Wie transportieren Sie die Server der Kanzlei?
Wie bei jedem IT-Umzug: erst gesicherte Abschaltung, dann Ausbau, gepolsterter Transport und Wiederinbetriebnahme durch Ihre IT. Details stehen auf der Seite zum IT-Umzug.
Können wir während des Umzugs erreichbar bleiben?
Ja, wenn die Telefonanlage rechtzeitig umgeschaltet wird. Das macht Ihr Anbieter, wir stimmen unseren Ablauf darauf ab und bauen die Technik zuletzt ab.
Wie lange dauert ein Kanzleiumzug?
Eine Kanzlei mit zehn bis fünfzehn Arbeitsplätzen schaffen wir über ein Wochenende, sofern die Registratur vorbereitet ist. Größere Einheiten planen wir in zwei Abschnitten.
Angebot für Ihren Umzug
Beschreiben Sie kurz, was ansteht. Bei ungewöhnlichen Stücken hilft ein Foto am meisten.