Aktenumzug und Archivverlagerung

Warum die Reihenfolge alles ist

Ein Aktenschrank hat eine gewachsene Logik, die selten dokumentiert ist. Sie steckt in den Köpfen der Leute, die täglich damit arbeiten. Wird beim Umzug wahllos in Kartons gepackt, muss diese Logik hinterher rekonstruiert werden, und das dauert Wochen.

Wir packen deshalb fachweise von links nach rechts und von oben nach unten und kennzeichnen jeden Behälter mit Regal, Fach und laufender Nummer. Ausgeräumt wird am Zielort in genau dieser Abfolge, Behälter für Behälter zurück ins Regal. Auf Wunsch bekommen Sie die Liste als Datei und können jeden einzelnen Behälter nachverfolgen.

Rollregalanlagen

Fahrbare Kompaktanlagen sind Sondertechnik: Sie stehen auf eingelassenen Schienen, wiegen im gefüllten Zustand mehrere Tonnen und dürfen nur leer bewegt werden. Wir räumen sie leer, demontieren Schienen und Fahrwagen und setzen die Anlage am Zielort neu, sofern der Boden die Last trägt. Ob er das tut, muss vorher jemand prüfen, der es beurteilen kann.

Aufräumen statt mitschleppen

Bei fast jeder Archivverlagerung stellt sich heraus, dass ein erheblicher Teil der Bestände die Aufbewahrungsfrist längst überschritten hat. Das mitzunehmen kostet doppelt: einmal den Transport, einmal den Platz. Wir stellen Sicherheitsbehälter für alles, was weg kann, und übergeben sie einem zertifizierten Dienstleister, der nach DIN 66399 vernichtet und ein Protokoll ausstellt.

Wie der Aufwand berechnet wird

Bei Archiven wird nicht nach Kubikmetern gerechnet, sondern nach belegten Regalmetern. Ein laufender Meter Ordner ergibt je nach Ordnerbreite etwa zwölf bis fünfzehn Ordner und wiegt zwischen 40 und 60 Kilo. Aus den Regalmetern ergeben sich Behälterzahl, Fahrten und Zeitaufwand.

Bei der Besichtigung messen wir die belegten Meter, nicht die vorhandenen. Halb leere Regale kommen erstaunlich oft vor, und sie kosten nichts.

Digitalisierung als Alternative

Bei manchen Archivverlagerungen stellt sich die Frage, ob überhaupt alles mit muss. Wo Unterlagen nur noch aus Nachweisgründen aufbewahrt werden und selten gebraucht werden, kann Digitalisierung günstiger sein als der Transport und die Fläche am neuen Ort über Jahre.

Das ist keine Leistung, die wir anbieten, aber wir weisen darauf hin, wenn es sich anbietet. Bei mehreren hundert Regalmetern lohnt sich zumindest ein Vergleich, bevor alles einmal quer durch die Stadt gefahren wird.

Rechtlich ist dabei zu beachten, dass nicht alles digitalisiert und im Original vernichtet werden darf. Was im Original aufbewahrt werden muss, klärt Ihre Rechtsabteilung oder Steuerberatung.

Beschriftung, die auch in fünf Jahren noch trägt

Behälterbeschriftungen sollten nicht nur für den Umzugstag gelten. Wir kennzeichnen so, dass die Zuordnung dauerhaft nachvollziehbar bleibt: Herkunftsstandort, Regal, Fach und laufende Nummer. Wer später etwas sucht, findet den Weg zurück auch dann, wenn niemand mehr da ist, der den Umzug miterlebt hat.

Bei größeren Beständen übergeben wir die Liste als Datei. Das ist der Punkt, an dem sich eine ordentliche Archivverlagerung von einem bloßen Transport unterscheidet.