Firmenumzug in Berlin

Der Belegungsplan kommt vor dem ersten Karton

Ein Büroumzug funktioniert nur mit einem Plan, wer am neuen Ort wo sitzt. Ohne ihn landen Schreibtische irgendwo und werden am Montag von den Mitarbeitenden selbst verschoben, was Zeit kostet und Rücken. Wir bekommen den Plan vorher, nummerieren jeden Arbeitsplatz und beschriften alles, was dazugehört, mit derselben Nummer.

Am Zielort geht dann alles direkt an seinen Platz. Erfahrungsgemäß ist das der Unterschied zwischen einem Montag, an dem gearbeitet wird, und einem, an dem eingeräumt wird.

Was Ihre Leute selbst machen sollten

Den persönlichen Schreibtischinhalt packt jeder selbst in eine beschriftete Kiste. An dieser scheinbaren Nebensache entscheidet sich erfahrungsgemäß, ob ein Büroumzug rund läuft: Räumen fremde Hände die Schubladen aus, sucht am Montag jeder seine Sachen, und vertrauliche Unterlagen liegen plötzlich offen im Karton.

Alles andere übernehmen wir: Schreibtische, Rollcontainer, Schränke, Bestuhlung, Besprechungsräume, Küche und Lager.

Die alte Fläche

Gewerbemietverträge verlangen fast immer den Rückbau. Trennwände raus, Kabelkanäle ab, Bohrlöcher zu, besenrein übergeben. Das können Sie mitbeauftragen, und meist ist das günstiger, als es getrennt zu vergeben, weil wir ohnehin mit Werkzeug und Wagen vor Ort sind.

Was an Mobiliar nicht mit umzieht, verwerten wir. Gut erhaltene Büromöbel haben einen Restwert, den wir gegenrechnen, statt sie zu entsorgen.

Wer im Unternehmen den Umzug führt

Firmenumzüge scheitern selten an der Logistik und häufig daran, dass niemand zuständig ist. Es braucht eine Person, die entscheiden darf: über den Belegungsplan, über Mobiliar, das nicht mitkommt, über die Reihenfolge der Abteilungen. Wenn diese Person feststeht und für den Umzugstag freigestellt ist, läuft der Rest fast von selbst.

Wir brauchen außerdem einen Ansprechpartner für die Technik und einen für das Gebäude, also Hausverwaltung oder Facility Management. Aufzugsnutzung, Anlieferzeiten und Zugang außerhalb der Bürozeiten müssen vorher geklärt sein, sonst steht das Team vor verschlossenen Türen.

Abteilungsweise statt alles auf einmal

Ab etwa dreißig Arbeitsplätzen empfehlen wir, in Abschnitten umzuziehen. Eine Abteilung wechselt, arbeitet am neuen Standort weiter, die nächste folgt. Das verteilt die Last, hält den Betrieb aufrecht und macht Fehler beherrschbar: Wenn etwas nicht klappt, betrifft es zehn Leute und nicht hundert.

Der Nachteil ist, dass die Übergangszeit länger dauert und beide Standorte parallel laufen müssen. Ob sich das lohnt, hängt an Ihrer Mietsituation. Wir rechnen beide Varianten durch, wenn Sie möchten.

Bei sehr kleinen Einheiten unter zehn Plätzen ist der Umzug an einem Wochenende fast immer die bessere Lösung.

Mobiliar, das nicht mitkommt

Kaum ein Betrieb nimmt seine komplette Einrichtung mit. Bestuhlung, die nicht mehr ins neue Raumkonzept passt, Aktenschränke ohne Inhalt, Schreibtische aus zwei Möbelgenerationen: Was Restwert hat, verwerten wir, der Rest geht fachgerecht in die Entsorgung. Gut erhaltene Büromöbel bekannter Hersteller haben durchaus einen Restwert.

Elektrogeräte werden getrennt erfasst und an eine zugelassene Annahmestelle gegeben, wie es das Elektrogesetz vorschreibt. Datenträger in ausgemusterten Rechnern sollten Sie vorher entfernen oder löschen lassen, das ist nicht unsere Aufgabe und sollte auch nicht sein.

Die Woche danach

Rechnen Sie damit, dass in der ersten Woche am neuen Standort Kleinigkeiten fehlen: eine Steckdosenleiste, ein Kabel, der Schlüssel für einen Schrank. Wir lassen deshalb nach jedem Firmenumzug eine Restliste offen und kommen für Nacharbeiten noch einmal vorbei.

Was Sie vorbereiten können: Beschilderung, Klingel- und Briefkastenschilder, die Aktualisierung von Website und Google-Eintrag. Das gehört nicht zum Umzug, entscheidet aber darüber, ob Kunden und Post am ersten Tag ankommen.